Como aproveitar melhor o tempo em reuniões

 

Veja quatro dicas para garantir um melhor aproveitamento do tempo nas reuniões.

 

1 - Defina uma pauta

 

Toda reunião precisa de um propósito concreto para ser verdadeiramente produtiva. Mesmo que o objetivo do encontro seja um brainstorm para desenvolver ideias, é importante ter em mente a finalidade delas e o prazo em que devem ser executadas. Encontros para divagar sobre o nada é papo de pracinha ou de bar. No trabalho, cada segundo é precioso.

 

2 - Limite o grupo

 

Outra dica para otimizar o tempo da reunião e garantir que dela partirão ideias possíveis é limitar o grupo de envolvidos. Será mesmo preciso convocar o departamento inteiro para discutir como deve ser o orçamento do semestre seguinte? Portanto, assim que a pauta for definida, verifique quem são as pessoas que devem e que podem contribuir para o objetivo do encontro. Se você for representando uma equipe, anote e leve os questionamentos do grupo. Pelo menos nesse quesito, menos é mais.

 

3 - Mantenha o rumo da conversa

 

É comum quando alguém no meio da reunião começa a mudar o rumo da conversa ao contar algum outro caso ou piada. Se você estiver organizando o encontro, vale, educadamente, pedir que o grupo retome a atenção ao que está sendo discutido. Mas se você for um participante e não se sentir no direito de intervir diretamente na fala dispersa do colega, tente fazer uma pergunta sobre o tema original e assim todos voltarão a prestar atenção no assunto. Com educação e delicadeza, é possível executar essas manobras de fala sem destratar ninguém.

 

4 - Conclua com uma ata

 

Também é comum que, em uma reunião, diversas ideias sejam levantadas e discutidas. Algumas podem dar certo e outras nem tanto. Para garantir que as ideias fiquem bem “amarradas” e sejam lembradas no momento da execução, criar uma ata é fundamental. Normalmente, uma pessoa deve ficar responsável por fazer as anotações formais e, após a reunião, enviar a ata a todos os participantes do grupo. A dica também vale caso essa seja a primeira de uma série de reuniões sobre o mesmo tema. Para evitar que as pautas se repitam, elas precisam ser registradas.

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